En tant que prestataire de service, la GIZ soutient le Gouvernement allemand à atteindre ses objectifs dans la coopération internationale. La GIZ offre, à la demande, des services efficaces pour le développement durable. La GIZ intervient à Madagascar depuis 1982 pour le compte du Ministère fédéral de la coopération économique et du développement (BMZ). Le Bureau de la GIZ à Madagascar est sis à Ivandry Antananarivo. Dans différentes zones d’interventions sont installés des projets/programmes qui sont appuyés par le Bureau.
Mission
1. Contrats
• Réceptionner les demandes d’établissement des contrats et des avenants y afférents.
• Vérifier l’exactitude et la conformité aux procédures de la GIZ des divers documents de support de la demande de préparation des contrats
• Préparer les Documents d’Appel d’Offre en collaboration avec les demandeurs de service.
• Assurer le lancement de la procédure de mise en concurrence pour les différents types de contrats selon les règles et procédures de la GIZ et garantir l’implication du siège en cas de besoin
• Participer aux différentes phases de dépouillement des offres et aux décisions finales de passation de marché.
• Préparer et établir les contrats de prestations de services et contrats de subventions locales.
• Fournir aux demandeurs les conseils techniques relatives aux procédures à suivre pour l’établissement des contrats
• Assurer les correspondances avec les prestataires et les bénéficiaires des contrats conformément aux procédures en vigueur de la GIZ.
• Assurer la transmission des contrats établis aux projets et aux demandeurs de service pour annotation ou pour signature s’il n’y a aucune modification à faire.
• Demander auprès des projets et Bureaux de l’Afrique demandeurs de service la version des contrats signée par les trois parties prenantes (Bureau- Projets ou Bureau de l’Afrique- Prestataires ou Bénéficiaires du contrat).
• Assurer les classements électroniques de tous les documents de support des contrats suivant la procédure d’archivage de la GIZ.
• Assurer les classements physiques des dossiers de contrats selon les procédures en vigueur de la GIZ.
• Communiquer au Département des Finances du Bureau les documents de support nécessaires aux paiements.
• Préparer les documents demandés par les auditeurs. Répondre aux questions des auditeurs.
• Respecter les orientations et règles de la GIZ et transmettre au projet la mise en œuvre des différentes modifications sur les normes et règles
• Etablir et assurer le suivi systématique des tableaux de suivi des contrats ainsi que la base de données des prestataires et des bénéficiaires.
2. Achats
• Assurer toutes autres tâches sur instruction du supérieur hiérarchique Réceptionner les demandes d’achat et assurer les analyses y afférentes.
• Préparer les Documents d’Appel d’Offre en collaboration avec les demandeurs d’achat.
• Procéder à la prospection du marché et assurer l’acquisition économique des biens du Bureau et des Projets selon les procédures et les règles de la GIZ et de la législation malgache.
• Participer aux différentes phases de dépouillement des offres et aux décisions finales de passation de marché.
• Informer régulièrement les demandeurs d’achat de l’avancement du traitement des opérations.
• Etablir les Bons de commande et enregistrer la réception des marchandises dans le système Prosoft pour les achats locaux et SAP pour les achats internationaux.
• Pour les achats à effectuer par le siège : Assurer l’envoi des demandes d’achat au siège – Assurer toutes les correspondances avec le Siège.
• Fournir au département Logistique les documents nécessaires à l’importation/l’exportation des biens. Anticiper la collecte des documents nécessaires au dédouanement.
• Conseiller les projets sur les procédures et règles d’acquisition. Les assister en cas de problème dans le domaine de l’acquisition.
• Assurer le classement des dossiers d’Achat suivant la procédure d’archivage de la GIZ.
• Assurer la clôture des dossiers d’achat dans le système Prosoft.
• Assurer la mise à jour de la Base de Données des fournisseurs des achats de biens et matériels dans le système.
• Effectuer toutes autres tâches demandées par le supérieur hiérarchique.
• Titulaire d’un Master en gestion administrative/ droit/ économie ou équivalent
• Expériences :
o Si junior : 1 à 3 ans d’expérience professionnelle sur un poste similaire
o Si professionnel : plus de 3 ans d’expériences sur un poste similaire
• Expérience dans les organismes internationaux/Ambassades ou sociétés internationales (atout)
• Expérience en passation de marché, gestion des contrats
• Forte capacité de communication en Français
• La connaissance de l’Anglais ou Allemand serait un atout
• Capable d’organiser son travail et flexible dans la réalisation de ses tâches
• Sens de l’intégrité, Esprit d’équipe
• Compétences professionnelles
• Compétences de conseil
Si le poste vous intéresse et si vous estimez répondre au profil requis, veuillez envoyer votre dossier de candidature (en format PDF) dans un seul mail, composé de :
- Lettre de motivation
- CV actualisé (max. 2 pages) avec photo d’identité récente et au moins 03 références (obligatoires)
