Nous recrutons un(e) chargé(e) support administratif, conformité et achats (FR/EN) pour une entreprise européenne spécialisée dans la gestion de logements type coliving (logements partagés tout compris).
Votre rôle sera d’assurer, depuis Madagascar, une gestion administrative rigoureuse, rapide et conforme des fournisseurs et des Purchase Orders (PO - Ordres d’achats) pour l’entreprise. Le rôle garantit la centralisation documentaire, le contrôle des risques fournisseurs et l’exécution fluide du processus achats, dans un contexte international et bilingue.
Le poste est à temps plein, basé à Antananarivo, dans nos bureaux équipés. Vous travaillerez au quotidien en binôme avec un directeur administratif basé en Belgique, ainsi qu’avec les équipes opérationnelles et les partenaires en Europe (foncière, travaux, gestionnaires locatifs).
Vos responsabilités
1. Gestion administrative des fournisseurs (via Adfinity)
· Création et mise à jour des comptes fournisseurs (IBAN, SWIFT, informations générales, données légales)
· Vérification systématique des demandes de modification bancaire (avec appels de confirmation si requis)
· Traitement des mises à jour une à deux fois par semaine
· Saisie des informations à partir des fiches fournisseurs ou facture fournies
2. Conformité, ESG, KYS/KYB
· Collecte des données ESG et intégration dans Notion selon la matrice interne définie par l’entreprise
· Mise à jour des notes ESG et suivi des fournisseurs à risque sur dashboards
· Collecte et mise à jour des documents KYS/KYB :
Extraits Kbis / équivalents internationaux.
Registres du commerce.
Certifications sectorielles obligatoires.
Attestations sociales et fiscales.
Suivi des échéances et gestion des rappels.
3. Vérifications documentaires et réputationnelles
· Vérification systématique de la présence et de la signature des documents obligatoires : (Code éthique, Code fournisseur, NDA, Contrats).
· Vérification de la réputation via : Google, Trustpilot, LinkedIn, articles presse.
· Identification de signaux faibles éléments pouvant représenter un risque.
4. Vérifications financières
· Collecte des documents financiers fournis par les fournisseurs.
· Analyse de base : ratios, solvabilité, endettement.
· Classification du risque (faible / moyen / élevé)
· Documentation et mise à jour sur Notion.
5. Approbation des Purchase Orders (PO)
Le prestataire, via le prestataire, sera responsable des contrôles suivants :
● Vérification de l’existence d’un contrat actif.
● Contrôle des documents légaux obligatoires : NDA, codes éthiques, contrat.
● Contrôle des prix, unités, devises, indexations et remises.
● Vérification des quantités, durées, périmètres.
● Vérification des catégories d’achat et comptes comptables.
● Vérification de la conformité fournisseur (KYS/KYB, documents légaux, IBAN valide).
● Contrôle des limitations budgétaires si fournies par le business.
● Vérification de l’absence de doublons.
● Relance du business via Procurement en cas de documents manquants.
● Escalade à Procurement en cas de non-conformité.
● Vérification du respect de la politique achats (seuils, validations, competitive bidding).
6. Documentation & organisation (Notion)
● Gestion d’un espace centralisé par fournisseur.
● Mise à jour systématique après chaque action.
● Suivi des tâches en cours : documents manquants, rappels, validations, changements bancaires.
● Standardisation des process : templates, instructions, procédures.
7. Outils fournis
● Notion pour le stockage, le suivi et la documentation.
● Adfinity pour la gestion fournisseurs, IBAN, PO et contrats.
● Un SaaS de gestion des risques fournisseurs (accès fourni en fonction du scope final).
● Slack et email pour les communications internes.
● Google pour recherches et vérifications réputationnelles.
8. Interactions et communication
Échanges réguliers avec Procurement, Finance, Opérations et les équipes locales. Contacts directs avec les fournisseurs pour obtenir ou mettre à jour les documents.
Compétences requises
Techniques et outils
· Excel avancé (formules, filtres, data quality control)
· Aisance SaaS et gestion documentaire
· Analyse financière simple (ratios, solvabilité, classification risque)
Savoir-faire & Savoir-être
● Être rigoureux, structuré et orienté conformité.
● Être à l’aise avec les outils SaaS et la gestion documentaire.
● Savoir analyser des documents financiers et légaux simples.
● Pouvoir interagir avec les fournisseurs et les équipes internes.
● Être capable de travailler avec plusieurs entités internationales.
Profil recherché
● Idéalement des études dans l’un des domaines suivants :
Gestion, Administration, Achats/Procurement, Finance, Droit, Management, Économie, Comptabilité, ou filière équivalente.
● Avoir idéalement une première expérience professionnelle dans :
-un rôle administratif achats/procurement,
-un back-office fournisseurs,
-ou une fonction finance/contrôle/documentation avec exposition aux processus d’achats.
Conditions & avantages
CDI à temps plein, basé dans nos bureaux à Antananarivo.
Environnement de travail fiable et moderne : bureaux équipés, fibre pro, Starlink, groupe électrogène.
Salaire attractif, évolutif selon votre expérience et vos responsabilités.
Avantages : assurance santé privée, prime de transport, tickets repas, primes de performance.
Accompagnement et suivi RH par une équipe européenne et malgache, présente au quotidien.
