Télé-secrétaire Francophone

02/02/2026 | LCS IMMO | Contrat Free-lance |

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Le rôle principal de la télé-secrétaire est de gérer les appels téléphoniques entrants et sortants, de planifier et organiser les rendez-vous pour le recrutement, et d'assurer une communication efficace entre les candidats, les recruteurs et les autres départements impliqués dans le processus de recrutement.

Responsabilités Principales :

Gestion des Appels :

Réceptionner les appels entrants des candidats ou des recruteurs.

Fournir des informations initiales aux candidats sur le processus de recrutement, répondre à leurs questions, et orienter les appels si nécessaire.

Passer des appels sortants pour planifier des entretiens de recrutement et confirmer des rendez-vous.

Prise de Rendez-vous :

Organiser les créneaux horaires pour les entretiens de recrutement en fonction des disponibilités des candidats et des recruteurs.

Confirmer les rendez-vous par téléphone, email ou SMS.

Gérer l'agenda des recruteurs et des responsables RH pour s'assurer qu'il n'y ait pas de conflits de planning.

Suivi et Coordination :

S'assurer que tous les rendez-vous sont respectés et bien préparés (envoi des informations nécessaires, des liens pour les entretiens virtuels, etc.).

Relancer les candidats ou recruteurs en cas de besoin, pour confirmer les rendez-vous ou reprogrammer en cas d'annulation.

Mettre à jour la base de données des candidats et suivre l'évolution des processus de recrutement.

Gestion Administrative :

Assurer la gestion des documents administratifs relatifs au recrutement (CV, lettres de motivation, etc.).

Préparer les comptes rendus des entretiens et suivre les retours des recruteurs pour les communiquer aux candidats.

Veiller à la confidentialité des informations des candidats et à la conformité des procédures de recrutement.

Communication Interne et Externe :

Maintenir une communication fluide avec les équipes RH, les recruteurs et les candidats.

Répondre aux demandes d'informations et transmettre les messages importants.

Compétences Requises :

Compétences linguistiques : Excellente maîtrise du français écrit et parlé, avec une capacité à s’adapter au ton professionnel et cordial.

Organisation : Capacité à gérer plusieurs tâches simultanément et à organiser un emploi du temps chargé.

Communication : Bonne capacité à écouter, à clarifier les informations et à transmettre les messages de manière claire et concise.

Maîtrise des outils bureautiques : Connaissance des logiciels de gestion des rendez-vous (Google Calendar, Outlook, etc.), ainsi que des outils de communication (email, messagerie, téléphone).

Gestion du stress : Aptitude à gérer des situations sous pression, notamment en cas de changements de dernière minute ou d'annulations.

Qualités Personnelles :

Autonomie : Capacité à travailler de manière indépendante, avec une grande rigueur.

Polyvalence : Être capable de jongler avec diverses tâches administratives et de communication.

Sourire téléphonique : Un sens de l'accueil agréable et chaleureux au téléphone, essentiel pour donner une première bonne impression.

Discrétion : Respect des informations confidentielles, en particulier en matière de données personnelles des candidats.

Formation et Expérience :

Expérience : Une première expérience en secrétariat, gestion des appels ou gestion des rendez-vous est un plus, notamment dans le secteur du recrutement ou des ressources humaines.

Conditions de Travail :

Horaires : Flexible, avec des plages horaires adaptées en fonction des besoins des recruteurs et des candidats (en général, horaires de bureau, mais possibilité de certains appels en soirée selon les besoins).

Télétravail : Le poste est principalement basé en télétravail

Femme francophone avec excellente élocution et très bon niveau de français oral

À l’aise au téléphone, avec un bon sens du contact et une attitude professionnelle

Expérience en télésecrétariat, centre d’appels, recrutement ou prise de rendez-vous (un atout)

Organisée, rigoureuse et capable de gérer plusieurs appels et agendas simultanément

Maîtrise des outils informatiques de base (email, agenda en ligne, CRM si applicable)

Autonome, ponctuelle et discrète (respect de la confidentialité des données)

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