Sous la supervision du Directeur des Programmes, l’Assistant(e) des Programmes a pour mission de soutenir la performance programmatique globale, en assurant la traçabilité, la fiabilité et la structuration des informations utiles à la prise de décision, tout en facilitant la coordination entre les parties prenantes impliquées dans la mise en œuvre des projets
L’Assistant(e) des Programmes veille à ce que les activités planifiées soient correctement encadrées, formalisées à travers des termes de référence clairs, et suivies via des outils appropriés. Il/elle participe également à la collecte et à la consolidation des données permettant d’évaluer la qualité et l’impact des actions sur les enfants, les jeunes et les familles accompagnés.
Afin d’assurer la bonne exécution des activités et de contribuer aux résultats programmatiques, l’Assistant(e) de Programme sera en charge des responsabilités suivantes :
a. Appui à la planification et à la documentation
Rédiger les termes de référence (TDR) des activités programmées dans le cadre du PTBA, en lien avec les référents techniques ;
Préparer les outils de travail nécessaires (matrices de planification, grilles d’analyse, feuilles de présence) ;
Organiser la logistique des activités, des ateliers, missions terrain et réunions.
b. Suivi opérationnel des activités
Remplir les outils de suivi prévus (planning d’exécution, tableau d’indicateurs, fiches de suivi budgétaire, etc.) ;
Appuyer le suivi de la réalisation effective des activités et alerter en cas de blocages ou retards ;
Consolider les données terrain et les justificatifs (listes, photos, comptes-rendus).
c. Reporting et archivage
Appui à la préparation des rapports techniques d’activité avec l’appui des responsables ;
Classer tous les documents justificatifs des activités selon les standards qualité en vigueur ;
Appuyer la mise à jour des tableaux de bord de suivi des projets/programmes
d. Communication interne
Participer à la production de contenus (fiches synthèse, témoignages, photos) en lien avec le Responsable Communication.
Faciliter la diffusion des informations clés aux partenaires internes/externes.
Assister le Responsable Communication dans la production de supports (infographies, diaporamas)
a. Qualifications requises :
• Formation académique : Bac +3/en gestion de projet, développement, sciences sociales ou équivalent.
b. Expérience professionnelle :
• Au moins trois (3) ans d’expérience professionnelle en appui à la mise en œuvre de projets humanitaires ou développement.
c. Compétences techniques requises :
• Excellente maîtrise d’Excel et des outils bureautiques
• Capacités rédactionnelles et synthétiques
• Organisation, rigueur et respect des procédures donateurs
• Aisance relationnelle et sens du travail en équipe
• Langues : Français courant, anglais professionnel souhaité
d. Traits de personnalité souhaités :
• Avoir un intérêt profond pour le bien-être et le développement des enfants.
• Une capacité à travailler en équipe et à favoriser un climat de collaboration au sein du personnel.
• Sensibilité aux questions de genre, notamment celles concernant les femmes, pour promouvoir un environnement inclusif et respectueux.
• Volonté de s’engager à long terme dans une mission humanitaire exigeante et de vivre au sein d’un Village d’Enfants SOS.
• Une grande flexibilité, intégrité, de l’honnêteté et la capacité de faire face à des situations complexes en s’appuyant sur des ressources diverses.
• Des centres d'intérêt extérieurs qui peuvent enrichir l’environnement éducatif et culturel du village.
