Le Responsable Appels d’Offres est chargé de piloter l’ensemble du processus des appels d’offres, depuis la veille et l’analyse des dossiers jusqu’à la contractualisation et le suivi administratif. Il garantit la conformité des réponses, le respect des délais et la sécurisation contractuelle des engagements de l’entreprise.
Responsabilités et activités principales:
Gestion des appels d’offres
Assurer une veille active des appels d’offres publics et privés
Analyser les dossiers d’appels d’offres (DAO, cahiers des charges, TDR)
Évaluer l’éligibilité et la pertinence des appels d’offres pour l’entreprise
Coordonner la collecte des informations auprès des équipes internes (technique, finance, juridique, opérations)
Rédiger et structurer les réponses techniques, administratives et financières
Veiller au respect strict des délais, des exigences et des procédures
Suivi administratif:
Constituer et mettre à jour les dossiers administratifs (agréments, attestations, pièces légales)
Assurer la conformité réglementaire des dossiers soumis
Archiver et organiser l’ensemble des documents liés aux appels d’offres
Mettre en place et suivre les outils de suivi des appels d’offres (tableaux de bord, reporting)
Réalisation et gestion des contrats:
Participer à la rédaction, à la revue et à la finalisation des contrats
S’assurer de la cohérence entre l’offre soumise et les clauses contractuelles
Suivre la signature des contrats et avenants
Assurer le suivi administratif des contrats (durée, renouvellement, obligations, pénalités)
Collaborer avec les équipes juridiques et opérationnelles pour la bonne exécution contractuelle
Reporting et coordination:
Produire des reportings réguliers sur l’état des appels d’offres (en cours, gagnés, perdus)
Analyser les causes de succès et d’échec des dossiers
Faire des recommandations d’amélioration continue
Être l’interface entre les différentes directions internes et les partenaires externes
Indicateurs de performance (KPI):
Taux de conformité des dossiers soumis
Respect des délais de dépôt
Taux de réussite des appels d’offres
Qualité et fiabilité du suivi administratif
Respect des engagements contractuels
Bac +3 à Bac +5 en gestion, droit, administration, commerce ou équivalent
Expérience:
Minimum 3 à 5 ans d’expérience sur un poste similaire
Expérience avérée en gestion d’appels d’offres et suivi administratif
Compétences techniques:
Bonne maîtrise des procédures d’appels d’offres publics et privés
Excellente capacité rédactionnelle
Maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, PowerPoint)
Connaissance des bases juridiques contractuelles
Capacité à gérer plusieurs dossiers simultanément
Compétences comportementales:
Rigueur et sens de l’organisation
Autonomie et gestion des priorités
Esprit d’analyse et sens du détail
Aisance relationnelle et travail en transversal
Sens de la confidentialité et de la conformité
