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Responsable Services Generaux - Antananarivo  

05/12/2023 |  Agile Conseils  |  Contrat CDI |  Antananarivo  
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Entreprise oeuvrant dans l'energie renouvelable

Activités principales
• Organiser les déplacements, les itinéraires, les réservations des vols et des hébergements, en communiquant ponctuellement au dirigeant tout possible contretemps (retard / annulation de vol) ;
• Accueil des invitées à l’aéroport ;
• Assurer une assistance professionnelle aux visiteurs et aux collègues (réserver la salle de réunion.) ;
• Contrôler et fournir les documents nécessaires à la mission/au voyage du dirigeant (y inclus VISA du dirigeant et ses accompagnateurs) ;
• Superviser d’autres employés administratifs (le réception) et leur délègue des tâches dans le cas des missions internationales ou évènementiels (haute direction, actionnaires, etc…) ;
• Assurer le bon déroulement quotidien du bureau, superviser les femmes de ménages (disponibilité des consommables du bureau, les plaques, la propreté des lieux, maintenance et entretien des climatiseurs, plantes) ;
• Gestion de la flotte automobile (suivi cahier de bord, carte carburant, planning hebdomadaire des chauffeurs, rapport mensuelle …) ;
• Préparer les ordres du jour et participe aux réunions et en établit les comptes rendus
• Organiser les fêtes internes à l’entreprise et les achats diverses
• Répondre, filtrer et orienter les appels téléphoniques, prendre les messages et les transmettre au dirigeant ou au supérieur hiérarchique
• Ouvrir, trier et distribuer les courriers arrivants adressés au dirigeant et préparer les réponses aux sollicitations courantes ;
• Préparer les courriers, rapports, préparations et autres documents à partir de brouillons ou notes en utilisant divers logiciels informatiques ;
• Classer et extraire des documents ;
• Courriers, enregistrements ou rapports, et mettre en place un système d’archivage ;
• Veiller à la propreté des bureaux ;
• S’assurer de la disponibilité de stock des consommables de bureau.

Compétences et Connaissances requises
- Formation de niveau Bac+2/3 avec une spécialisation en gestion, technique ou dans le domaine des achats
- 2 ans d’expériences minimum au sein de la fonction services généraux
- Maitrise des outils bureautique notamment du pack office
- Maitrise de la gestion et de suivi de budget
- Connaissances des différents métiers de l’entreprise
- Compétences managériales (hiérarchiques et transverses)
- Maitrise de la langue Malagasy, Française, Anglais (atout)
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