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Field Administrative and Finance Officer-2025/020 - C/R Ambovombe, Région Androy 

01/07/2025 |  WILDLIFE CONSERVATION SOCIETY |  Contrat 1an renouvelable |  Date limite de candidature : 13 Juillet 2025 |  C/R Ambovombe, Région Androy 
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Le programme WCS Madagascar œuvre à travers Madagascar pour assurer la conservation à long terme de la diversité biologique unique du pays, en mettant l'accent sur les activités menées dans nos paysages terrestres et marins prioritaires. Nous y parvenons grâce à la gestion des aires protégées terrestres et marines, à l'engagement auprès des communautés locales pour les aider à devenir des gestionnaires efficaces des ressources naturelles, à l'éducation environnementale et à un programme de sciences appliquées à la conservation.

Position : Field Administrative and Finance Officer
Reports to : Site Coordinator – Aire Marine Protégé Atimo Vatae
Technical Supervisor : N/A
Position Managed : N/A
Location : C/U Ambovombe, Région Androy
Country Program/Sector : Madagascar
Scope : Site
Position Type : Full-Time
Coordonate with : Technical Cordinators Antananarivo

Job Summary:
L’Administrative and Finance Officer a pour principale mission d’assister l’équipe au niveau du Seascape Deep South pour les tâches administrative, logistique et financière, pour la préparation administrative, logistique et financière des activités, à savoir : l’achat de matériels, l’enregistrement et classement des pièces comptables, la pré-vérification des pièces, l’enregistrement et le suivi de la validation des engagements liés aux activités.

Il/elle veille à la conformité des procédures financières, optimise les ressources et soutient les équipes en assurant une coordination fluide des tâches administratives.

Responsibilities:
• Assurer le suivi du respect des procédures administratives et financières par l’équipe terrain dans l’exécution des projets et l’utilisation des matériels ;
• En collaboration avec l’équipe technique, établir les Demandes d’Achats (DAC), Demande de Service (DS), et les Ordres de Mission (OM) des personnes externes à WCS ;
• Vérifier les DAC et OM des staffs du Seascape avant son envoi pour approbation au Responsable du volet ;
• Réceptionner et rassembler les DAC, DS et OM de l’équipe du paysage du Nord-Ouest, les soumettre pour approbation par le Responsable de volet avant de les remettre aux services concernés pour traitement ;
• En collaboration avec le Responsable du volet assurer le suivi des traitements des dossiers soumis pour la réalisation des activités sur terrain dans le Seascape ;
• Tenir la petite caisse et établir le JV ;
• Envoyer mensuellement les rapports de dépenses de Banque et de Caisse ;
• Vérifier, établir voucher et JV des TERs de l’équipe du Nord-Ouest ;
• Faire le suivi, vérifier et établir les voucher et JV de consommation du carburant ;
• Appuyer directement les paiements sur terrain suivant la décision prise par le Bureau Central ;
• Assurer un bon classement de pièces comptables ;
• Faire un bon suivi de la régularisation des Avances et des reliquats ;
• Appuyer l’équipe du paysage dans la saisie des données de suivi, suivant le besoin ;
• S’assurer que toutes les pièces justificatives soient conformes aux procédures et exigences des bailleurs de fonds ;
• Participer à la préparation des Audits lors de leurs descentes sur terrain ;
• Mettre en place un archivage électronique des dossiers comptables ;
• Envoi des pièces originales au bureau central ;
• Coordonner avec le Manager Seascape Nord-Ouest les mouvements du personnel du programme marin ;
• S’assurer de la préparation logistique des activités du Seascape, telles que l’organisation d’une mission des partenaires nationaux sur le site, les ateliers au niveau du paysage etc ;
• Appuyer la préparation logistique des sessions de coordination trimestrielle ;
• Appuyer la préparation logistique des missions pour les visiteurs internationaux par exemple OGP/partenaires/bailleurs etc ;
• Appuyer l’équipe du paysage à la réalisation de l’inventaire annuel des matériels de WCS ;
• Assurer l’envoi des pièces comptables originales au bureau central d’Antananarivo trimestriellement ;
• Effectuer les prospections des fournisseurs pour les besoins d’achat au niveau de Nosy Be ;
• Coordonner les tâches logistiques avec les équipes du siège à Antananarivo ;
• Assurer le respect des procédures de WCS.

Connaissances
• Diplôme d’étude niveau BAC + 3 dans le domaine de l’administration, comptable ou équivalente.
Compétences
• Maîtrise de l’outil informatique ;
• Expérience conséquente dans le domaine de l’administration des projets ;
• Grande capacité d’adaptation et d’autonomie ;
• Aisance relationnelle et sens de l’écoute ;
• Faire preuve de pro-activité, professionnalisme et rigueur dans l’exécution des tâches ;
• Les points suivants sont des atouts : conduire une moto avec permis A, connaissance des activités de conservation marine, expériences vécues avec la communauté des pêcheurs ;
• Capacité à travailler avec un minimum de supervision et dans un environnement multiculturel ;
• Disponible de suite.

Additional Requirements:
• Bonne Apte à se déplacer fréquemment (30% déplacements) dans les sites d’intervention selon le besoin.

Licenses & Certifications:
• Licence en Comptabilité et Finance ;
• Certificat de formation en bureautique et excel avancé ;
• Certificat de formation en archivage ;
• Permis A.

Référence

2025/020
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