1. Gestion administrative de l’activité
Tâches récurrentes
- Gestion de la boîte de messagerie « contact »
- Gestion du courrier et affranchissement
- Facturation sur logiciel
- Suivi des encaissements et relance impayés
- Gestion des notes de frais
- Organisation logistique, transport de marchandises éventuel
- Suivi des litiges clients éventuels
- Rédaction secrétariat classique
- Commande des fournitures administratives
- Gestion des sous-traitants ménagers ou autres relatifs à l’agence
- Classement et archivage digital et papier
- Accueil de chauffeurs et visa sur livraisons
Interface cabinet comptable
- En lien avec le cabinet
- Organisation des transferts de documents pour déclaration fiscales et sociales
2. Administration commerciale
Concernant les clients et franchisés
- « Vitrine » de l’entreprise
- Suivi administratif du dossier client jusqu’à facturation
- Accueil téléphonique et physique
- Réponses aux appels entrants (prospects) et prise de rendez-vous commerciaux
- Création et suivi tableau de bord du développement commercial ou bien CRM ?
- Envoi de plaquettes et d’informations commerciales
- Suivi des devis et relance
Concernant les fournisseurs
- Création dossiers fournisseurs
- Lien permanent
- Suivi et règlements des fournisseurs
- Gestion des litiges le cas échéant
3. Administration du personnel
- Création, gestion et tenue des dossiers RH des salariés
- Synthèse des heures travaillées mensuelles et transmission au cabinet comptable pour établissement des payes
- Tenue du planning de congés payés
- Gestion des AM et autres absences
- Gestion du calendrier des visites médicales et autres obligations sociales
- Interface avec les boîtes d’intérimaires
- Tenue et actualisation des affichages sociaux obligatoires dans les locaux
- Gestion du plan de formation et formalités relatives
II- Relation interne et externe
Interne : gérant, commerciaux, lien avec les franchisés
Externe : clients, prospects, sous-traitants, fournisseurs…
• Un grand sens de l’organisation, fiable, rigoureux, autonome
• A l’aise au téléphone, ayant un bon sens relationnel, cultivé, pointilleux et réactif
• Ayant de solides connaissances en RH et gestion comptable.
• Niveau d’études : Bac +2 en gestion & administration, assistant manager ou assistant PME/PMI.
• Expérience professionnelle : 5 ans minimum
• En capacité de créer son poste et les outils administratifs pour faciliter le fonctionnement de l’entreprise
• Réactivité opérationnelle et coordination des priorités
• Prise d’initiatives et apport de solutions
• Parfaite maîtrise de la langue française à l’oral et à l’écrit
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