1) Suivi des contrats et documents légaux
Préparer, contrôler et mettre à jour les dossiers administratifs : contrats, avenants, attestations, fiches de poste, pièces d’identité, RIB, certificats, etc.
Assurer la conformité des contrats (durée, clauses essentielles, périodes d’essai, renouvellements, fins de mission).
Gérer le suivi des échéances : dates de fin, renouvellements, modifications de statut/salaire, rupture, solde de tout compte.
Classer, archiver et sécuriser les documents (version papier et/ou numérique) avec traçabilité.
2) Suivi présences, absences et sanctions (employés externalisés / portés)
Collecter et consolider les pointages/feuilles de présence auprès des sites clients ou superviseurs.
Enregistrer et contrôler les absences : congés, maladie, retards, absences injustifiées, autorisations, etc.
Vérifier les justificatifs et suivre les dossiers associés (arrêts, certificats, reprises).
Appliquer et tracer les procédures disciplinaires en lien avec le client (avertissement, mise à pied, etc.), dans le respect du cadre légal et des procédures internes.
3) Administration de la paie des clients + déclarations fiscales et sociales
Préparer les éléments variables de paie : heures, primes, indemnités, absences, retenues, avances, etc.
Dispatch des bulletins de salaire auprès des employés .
Assurer la fiabilité des calculs et la cohérence avec les contrats et présences.
Réaliser ou coordonner les déclarations fiscales et sociales (selon périmètre) et assurer le suivi des paiements/échéances.
Répondre aux questions paie (employés et clients) et traiter les régularisations (rappels, corrections).
4) Relations régulières avec les parties prenantes (CNaPS, OMSI, FUNHECE, Inspection du Travail…)
Gérer les démarches administratives : affiliations, déclarations, dépôts, demandes d’attestations, suivi des dossiers.
Préparer les documents requis en cas de contrôle ou de demande officielle.
Assurer une veille simple sur les obligations et échéances, et alerter en cas de risque ou non-conformité.
Maintenir une communication professionnelle et fluide avec chaque organisme.
5) Maintien des relations avec les employés externalisés / portés
Être le point de contact RH : accueil, réponses aux demandes administratives, accompagnement au quotidien.
Suivre l’intégration, la satisfaction et les éventuels points de blocage sur site.
Gérer les communications clés : paie, attestations, congés, discipline, changements de mission.
Remonter les alertes à l’équipe et proposer des actions correctives (prévention des conflits, fidélisation).
6) Feedback, conseil et relation client (Externalisation / MDP)
Assurer un suivi régulier avec le client : points hebdo/mensuels, suivi des effectifs, qualité de service, incidents.
Conseiller le client sur les bonnes pratiques RH liées à l’externalisation/MDP : processus, obligations, documents, conformité.
Centraliser les retours (employés + client), analyser les irritants et proposer des améliorations.
Suivre les engagements de service (délais, qualité, conformité) et contribuer à la satisfaction et à la fidélisation client.
