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ASSISTANTE DE DIRECTION -réf:ASSDG/2021

11/11/2021 |  OCEAN CALL Group |  Contrat Temps plein | 
 
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Nous sommes un groupe français, avec des sites off shore, spécialisé dans les métiers de l’expérience client.

L’assistante de direction sera sous l’autorité du directeur général du groupe

Organiser pour les membres de la direction générale, le traitement et la circulation de l'information, des documents et des communications téléphoniques liées au service ou suivi des dossiers

Assister à toutes les réunions de la Direction et assurer le Compte Rendu et la fiabilité des informations.

Être garante de la circulation de l’information au sein de la direction générale

Gestion des agendas de la Direction: prise de rendez-vous et tenue des agendas des directeurs, préparation de réunions (planification, réservation de salle, convocation, préparation des dossiers, commande de prestations hôtelières) et déplacements (réservations du véhicule, ordre de mission)

Gestion des appels téléphoniques : centralisation de plusieurs lignes et gestion des appels selon les cas (filtrage des appels, renseignement et orientation, prise de RDV…)

Gestion des courriers : réception du courrier entrant (via les vaguemestres, en main propre, la messagerie électronique). Distribution du courrier pour les différents secteurs. Archivage et classement des courriers (dans chrono et dossiers)

Rédaction : de courriers, courriels et de compte-rendu (de réunion, d’entretien…)

Gestion des évènements indésirables, vigilances : réception et diffusion auprès des collègues, suivi et transmission de la réponse, archivage

Gestion des procédures qualité

Bacc+3 en Administration – gestion ou équivalent
1an d’expérience minimum dans le domaine

Maîtriser internet et les outils informatiques suivants : Word, Excel, PowerPoint
Renseigner les interlocuteurs de façon pertinente
Travailler en équipe
S’exprimer aisément vis-à-vis d’interlocuteurs divers et variés
Maîtrise parfaite de la Langue Française
Respecter le secret professionnel et la confidentialité des informations
Assurer un accueil de qualité
Effectuer des transmissions efficaces
Identifier un problème et savoir en rendre compte
Prendre des initiatives adaptées

Référence

ASSDG/2021
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