1. IDENTIFICATION DU POSTE
Titre du poste : Responsable de l’Unité de Services Administration et Finances de Boeny
Lieu de travail : Mahajanga
Début prévisionnel du contrat :01.06.2023
2. CADRE ET ENJEUX DU POSTE
La GIZ apporte ses appuis dans la région de Boeny à travers différents projets mis en œuvre par des équipes constituées des cadres nationaux et internationaux intervenant sur différents sites. Son mode de fonctionnement nécessite à la fois une grande flexibilité pour tenir compte des variations sur le terrain ainsi qu’une grande rigueur pour assurer le respect des procédures et règles encadrant la mise en œuvre des activités. L'administration doit être également évolutive, c'est-à-dire s'adapter aux changements venants du siège de la GIZ, tenir compte des changements survenant au sein des projets, et se conformer au contexte juridique malgache etc.
Le/la titulaire du poste sera responsable de superviser l’équipe opérant au sein de l’Unité de Services Administration et Finances (USAF) de Boeny, qui dessert tous les projets intervenant dans cette région (i.e. F4F, PAGE, ProDeCID, ProPFR et ProSOL). Cette personne assurera ainsi la gestion administrative, logistique et financière des activités menées par les projets dans cette région, conformément aux règles et procédures de la GIZ. Le/la titulaire du poste se rapportera au Chef Administration et Finance de PAGE et ProDeCID, sur une base rotative (i.e. changement au six mois).
3. OBJECTIF DU POSTE
L'objectif du poste est dans un premier temps d’assurer la mise en place et l’opérationnalisation de l’USAF, à travers la définition de processus conjoints et l’établissement de standards dans les domaines des finances, de l’administration, de la logistique et des contrats/achats. Dans un deuxième temps, il s’agira de coordonner, gérer et superviser fonctionnellement toute l’équipe administrative, logistique, finance et achats/contrats œuvrant au sein de l’USAF.
4. MISSIONS ET RESPONSABILITÉS PRINCIPALES
- Superviser, coordonner et orienter les membres de l’équipe administrative dans l’exécution de leurs missions ;
- Coordonner les tâches administratives, logistiques, financières et contractuelles (biens et services) ;
- Appliquer et diffuser les nouvelles stratégies, règles et directives de la GIZ dans ces domaines et opérationnaliser les procédures administratives efficaces en concertation avec le CoGeR
- Garantir le respect des prescriptions d’ordre administratif et financier conformément aux PuR ;
- Assurer le suivi financier (monitoring financier, suivi des créances, répartition de coûts, etc.)
- Conseiller et superviser l’équipe de l’USAF ;
- Vérifier les opérations passées par les assistants.es pour la banque et la caisse ;
- Accompagner les missions de contrôle et de supervision ainsi que procéder à l’évaluation du personnel de l’USAF
- En matière de subventions locales et contrats de consultance, superviser et vérifier les documents pour l’élaboration des contrats et vérifier les retours sur les dossiers et les justificatifs
- Assister le suivi des dossiers du personnel des projets : CNAPS, OMIT, OSIEM, absences (congé…) en partenariat avec les coordonnateurs sectoriels et/ou des chefs de projet
- Vérification et validation des différents dossiers administratifs et financiers ;
- Conseiller son Supérieur sur toutes les questions se rapportant à son domaine thématique ;
- Superviser et coordonner les missions de contrôles internes et Audits externes ;
- Développer et mettre en œuvre des standards pour les processus de traitement financier et administratif en collaboration avec les CAF des projets au niveau central
- Siéger au sein du CoGeR en tant que membre à part entière et conseiller celui-ci sur le plan administratif et financier
- Toutes autres taches que l’employeur pourrait confier à ce poste.
A. Formation/Qualification
Diplôme d’étude de sciences économiques ou administratives (Bac +4) ou équivalent
B. Expériences professionnelles
• 7 à 10 ans d’expériences professionnelles dans le domaine des finances et de l’administration
• Au moins 5 ans d’expériences dans la vérification de pièces de subventions locales
• Au moins 5 ans d’expériences avec le système Winpaccs
• Minimum 5 années d’expériences dans le domaine des finances et de l’administration au sein d’un projet de la GIZ sont des atouts
C. Compétences requises
Compétences professionnelles
• Expériences confirmées en comptabilité, logistique, achats et contrats
• Maîtrise de l’outil informatique et des logiciels bureautiques
• Excellent en français
• Niveau avancé en langue anglaise ou allemande ou forte volonté et engagement ferme d’apprendre l’allemand ou l’anglais
• Expériences dans des projets de développement autres que la GIZ serait également un atout
Compétences de management
• Expériences entrepreneuriales
• Sens de l’innovation
• Expériences en gestion de projet/processus
• Expériences en gestion du changement
Compétences de direction
• Expériences dans la direction de personnes
• Expériences dans la direction d’équipes
• Capacité stratégique et décisionnelle
Compétences personnelles et sociales
• Sens de la coopération et de la collaboration
• Capacité à s’adapter à des situations variées et complexes
• Compétence en matière de résolution de conflit
• Capacité de diriger
• Sens des responsabilités, de l’intégrité et de loyauté
• Capacité d’écoute et d’échanges
• Capacité de travailler en équipe et sous pression
• Capacité de travailler dans un environnement multiculturel
• Sens de l’initiative, de l’innovation et ouvert aux changements.
Si le poste vous intéresse et si vous estimez répondre au profil requis, veuillez envoyer votre dossier de candidature composé de :
- Lettre de motivation mentionnant vos prétentions salariales
- CV actualisé (max. 2 pages) avec photo d’identité récente et au moins 03 références (obligatoires)
Seul(e)s les candidat(e)s présélectionné(e)s seront contacté(e)s pour la suite de la procédure.
« La GIZ travaille et coopère avec les autres sans aucune forme de discrimination »
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