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Chef d’équipe Contrats de services et Subventions Locales - Antananarivo 

02/11/2023 |  GIZ Bureau |  Contrat CDD |  Antananarivo 
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Projet de developpement

Le portefeuille et la mission de la GIZ dans son ensemble, ainsi que le portefeuille Madagascar en particulier, sont soumis à d'importants changements. La GIZ a réagi à cette situation avec son image d'objectif 2028 et sa stratégie d'entreprise à moyen terme 2023-2027 et transforme ses structures d'organisation de projet en réalisatrice de solutions intégrées. En raison de la multitude de défis et de conflits dans le monde, la GIZ doit également réduire ses coûts structurels dans les années à venir et se préparer de manière plus agile aux évolutions à court terme.
Un instrument permettant de tenir compte des exigences accrues en matière d'efficacité et de rentabilité, mais aussi des exigences accrues en matière de conformité, est la mise en place d'unités de service regroupées qui offrent des prestations pour tous les projets.
Dans un premier temps, le portefeuille de Madagascar introduira début janvier 2024 une unité de service regroupée pour les achats et les contrats de prestations, contrat de construction et Subvention locales des projets. D'une part, ces unités fournissent des services directement aux projets et d'autre part, cette structure fait office de fonction d'assurance qualité dans l'interface entre le bureau national et les projets.

Vos missions principales

Assurer la bonne gestion de son service et superviser les tâches de son équipe :
Traitement des Contrats de services et Subventions Locales
• Traiter les demandes de contrats des Projets ;
• Élaborer les Bons de commande pour les Prestations de services et Subventions Locales ;
• Élaborer et Analyser les Documents d’Appel d’Offre complets de Contrats de Services et les dossiers d’octroi de Subventions Locales ; à envoyer pour traitement au niveau du Bureau de Pays
• Communiquer périodiquement aux Projets les avancements de Contrats en cours de traitement ;
• Assurer la bonne documentation et l’archivage des commandes et des contrats en bonne et due forme
• Élaborer et gérer la conception, la préparation et la réalisation des outils de gestion
• Coordonner la gestion rigoureuse des dossiers


Gestion administrative

• Réceptionner les demandes de services et les demandes de Subventions Locales ;
• Coordonner la répartition des tâches au sein de son équipe ;
• Assurer le bon déroulement du travail au sein de son équipe ;
• Suivant les règles de la GIZ, assurer la gestion des différentes étapes dans le processus de Contrat de services et Contrat de Subventions ;
• Effectuer le suivi de la mise en œuvre des processus de Contrats de Services et Contrats de Subventions Locales ;
• Effectuer le suivi des dossiers de Contrats de Services et Contrats de Subventions Locales ; envoyés au Bureau de Pays

Responsabilité de direction

• Assumer la responsabilité des domaines d’activité qui lui sont assignées et la responsabilité de direction de tous les salariés placés sous son autorité ;
• Diriger les collaborateurs/trices en conformité avec l’entreprise, à assurer une réalisation autonome des tâches assignées et à laisser suffisamment de place à la créativité et à l’innovation ;
• Être responsable de la recherche, de la sélection, de la classification hiérarchique, de l’affectation et du développement professionnel des collaborateurs/trices placés sous son autorité ;
• En qualité de supérieur hiérarchique, être également chargé de contrôler, piloter et assurer la fourniture de prestations économiquement rentables de la part de ses subordonnés ;
• Procéder tous les ans aux évaluations des résultats du personnel placé sous son autorité (entretien individuel).

Attributions sectorielles spécifiques

• Assurer une mise en réseau interne et externe au-delà de son groupe de fonctions ; raisonner et agir au-delà des limites de sa propre équipe ;
• Gérer et organiser les processus de travail et de groupe sans jamais perdre de vue les objectifs à atteindre, les exigences à satisfaire et les besoins de la clientèle ;
• Continuer à développer les thèmes et instruments de son domaine d’activité et faire en sorte qu’ils s’intègrent dans le contexte global ;
• Mettre son savoir-faire et son expertise à disposition dans le cadre de la gestion des connaissances et conseiller également des entités externes sur des thèmes liés à son domaine de compétences ;
• Entrer en interaction avec d’autres unités et tenir compte des objectifs et des directives du management dans l’exécution de ses prestations ;
• Élaborer des solutions sur des questions complexes ainsi qu’à des problèmes de fond qui concernent le groupe.

• Diplôme Universitaire : BACC + 5 en Administration générale, Passation de marché ou qualifications similaires
• Expériences professionnelles : Avoir 3 à 5 années d’expériences professionnelles à un poste similaire
• Avoir des compétences de management et de direction, ou du potentiel à gérer du personnel et être dans un processus de changement ;
• Avoir un fort degré de créativité et une force de proposition ;
• Avoir une bonne connaissance pratique de l’utilisation des technologies de l’information et de la communication (logiciels correspondants ainsi que téléphone, courrier électronique, Internet) ainsi que des applications informatiques (telles que MS Office) ;
• Avoir une très bonne connaissance de la langue française ;
• Avoir une bonne maîtrise de l’anglais et/ou de l’allemand.

Référence

CECSL_BUREAU_TANA
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