SECRETAIRE ADMINISTRATIF

? Gérer les mouvements physiques (Entrée, sortie, ...) des stocks de la Direction et tenir le stock théorique à jour et participe à l’inventaire périodique des stocks physiques de la Direction;
? Gérer les mouvements des immobilisations de la Direction et établir les situations d’inventaire physique périodique
? Etablir le bon de commande
? Effectuer toutes les opérations d’approvisionnement ou prestations de service de la Direction
? Procéder à l’approvisionnement en carburant auprès des stations services, avec les chauffeurs, et effectuer le suivi de l’utilisation de la carte carburant,
? Rapprocher avec les cahiers de bord des véhicules,les états de suivi, édités par les comptables mensuellement, sur TOM PRO
? Participer à l’inventaire physique des stocks et des immobilisations de la DiR
? Assurer le suivi de l’utilisation des photocopieuses et imprimés de la Direction;
? Tenir et mettre à jour le fichier de suivi du personnel, ainsi que le suivi execution du planning de congé;
? Etablir le rapport mensuel (partie administrative) de la Direction
? Assurer le classement des dossiers relevant de sa function

LOGISTIC OFFICER & PROCUREMENT

RESPONSABILITES
? Préparation des Bon de commande, et gérer les relations avec les Fournisseurs
? Contribuer à la passation de Marché des Biens et Service et prospection des fournisseurs
? Organiser les voyages des équipes Régionale et/ou Nationale (Réservation d’hôtel, et autre Appuis logistiques pour les Missionnaires ;
? Organiser la logistique des séminaires, Ateliers de formation et autres Activités liées au Projet
? Assurer la gestion des équipements (Matériel et outillages et des fournitures consommables ;
? Assurer la réception des intrants, l’envoi de matériel et courrier du Projet
? Assurer les suivis et la contrôle de la consommation, entretien périodique et la conformité des fiches de bord, du matériel roulant (Voiture, motos, Groupe électrogène, etc...)
? Assurer l’envoie et Contrôle du rapport mensuel de carnet de bord des véhicules au niveau du Responsable logistique Nationale du Projet
? Assurer la gestion des matériels informatique du Projet
? Préparer l’inventaire mensuel des stocks et des matériels du Projet
? Assurer l’archivage et le rangement des courriers, des documents Administratifs et des documents du projet ;
? Assurer la préparation des demandes mensuels et trimestrielle des Impôts et Taxes du projet (IRI, TVA)
? Préparer à la clôture comptable mensuel et de la pré-clôture établie par le Comptable
? Effectuer les vérifications journalières et mensuelles des conformités du document comptables suivant le manuel de procédure d’AIM et le Bailleur de fonds

ASSISTANT MAGASINIER VIVRES

• RESPONSABILITES
? Planifier mensuellement les Plannings de Distribution des vivres et les Planning de transfert des vivres avec le Gestionnaire de vivres
? Assurer les sorties et Entrée en Stock des Magasins
? Suivre mensuellement les Opérations des distributions « Livraison, Distribution, et Retour en Magasin »
? Saisie des documents des distributions et Magasins sur le Logiciel FTS (Food Tracking Stock)
? Préparation mensuel des Fiches de distribution au Bénéficiaire récipiendaire des vivres MCH –VCT
? Distribution des vivres au niveau de chaque point des distributions
? Analyse mensuel des Anomalies lieu au fiche des distributions des vivres et le rapporter au Gestionnaire de vivres
? Inventaire magasin à chaque fin du mois avec le Responsable Magasin et Gestionnaire de vivre
? Remplir et rapporter périodiquement les Fiches des stocks, et fiche d’inventaire Magasin

COMPTABLE

? TRAITEMENT DES TOUTES LES OPERATION COMPTABLE DE LA SOCIETE :
? Imputation et saisie des pièces de caisse sous CIEL COMPTA
? Saisie des pièces de banque Quotidienne
? Saisie des factures des fournisseurs, factures des ventes Locales, et facture d’Importation et Exportation
? Saisie des Rapports de collectes quotidienne
? Rapprochement Bancaire mensuel
? Établissement des chèques pour les fournisseurs à la date d’échéance
? Émission de chèque de Banque, Ordre de virement, lettre de change suivant le Besoin
? Déclaration TVA et IRSA
? Assister la Responsable Financier à l’apurement des Dossiers d’Exportation des Marchandise
? Établissement des bulletins de paie mensuel et de la saisir sous CIEL COMPTA
? Lettrage quotidienne des comptes
? Classement des Pièces Comptable
? Établissement des tableaux de suivi des fournisseurs à Payer
? Communication avec les fournisseurs par mail/Téléphone

TECHNICIEN ADMINISTRATIF

RESPONSABILITE
? Tenue de la caisse de la Zone
? Suivi de la situation des Personnels de la Zone (Congés, Fiche de pointage, Absence)
? Élaboration des bulletins des paies sur le Logiciel SAGE 100
? Suivi des Avances des paysans sur la culture de coton
? Assurer le secrétariat de la zone