Assistant administrative

- Gestion des agendas et l’organisation logistique du Country Director
- Assure les opérations de Petty Cash du Bureau Central (renflouement, paiement et rapprochement…)
- Remise des chèques aux fournisseurs.
- Travaux de secrétariat du Bureau Central (PV, Compte Rendu, Perspectives mensuelles pour all staff meeting, lettres d’invitation) ;
- Assure le bon déroulement des missions des staffs, tant pour les déplacements nationaux qu’internationaux (Etablir les Ordres de missions, réserver les Hôtels, réserver des billets, obtention de visa dans les Ambassades et Consulats, assurer les informations auprès IPM sur les vaccins avant voyage…)
- Gestion des agendas et l’organisation logistique du Country Director
- Assure les opérations de Petty Cash du Bureau Central (renflouement, paiement et rapprochement…)
- Remise des chèques aux fournisseurs.
- Travaux de secrétariat du Bureau Central (PV, Compte Rendu, Perspectives mensuelles pour all staff meeting, lettres d’invitation) ;
- Assure le bon déroulement des missions des staffs, tant pour les déplacements nationaux qu’internationaux (Etablir les Ordres de missions, réserver les Hôtels, réserver des billets, obtention de visa dans les Ambassades et Consulats, assurer les informations auprès IPM sur les vaccins avant voyage…) ;
- Accueils et transferts des visiteurs (Réservation hôtel, restauration, déplacements en ville) ;
- Développer un système d’archivage/classement des dossiers Administratifs ;
- Gestion des courriers : enregistrement, dispatching, classement des bordereaux
- Participer à l’organisation des réunions, des évènements et des rendez-vous de MCSP et autres Programme ;
- Assurer l’organisation des réservations des besoins internes des salles pour des réunions, des interviews ou autres.
- Assurer la restauration, les pauses café, les déjeuners, si besoin, des réunions
- Gestion des fournitures de bureaux et autres matériels du bureau central : mouvement – mise à jour du registre - inventaire
- Coordonner/ planifier les tâches des Janitors.
- Assurer la propreté du Bureau MCSP et autres Programmes
Tenir la gestion de la boite à pharmacie du Bureau central.
- Gestion de stock