L’Administrateur(trice) des Ventes/de facturation a pour mission d’assurer la gestion administrative complète des ventes, depuis l’enregistrement des commandes jusqu’à la facturation et au suivi des paiements, en garantissant la fiabilité des documents commerciaux et financiers et la fluidité des échanges entre l’équipe commerciale, la comptabilité et les clients.
1. Administration des ventes
Réception, enregistrement et suivi des commandes clients.
Vérification de la conformité des bons de commande (prix, quantités, délais).
Coordination avec les équipes commerciales, logistiques et opérationnelles pour le dispatch des commandes.
Suivi des livraisons et gestion des litiges éventuels.
Mise à jour des bases de données clients.
2. Facturation (Rôle – Chargé(e) de facturation)
Élaboration, émission et contrôle des factures clients (factures pro forma, factures définitives, avoirs).
Vérification de la concordance entre commandes, bons de livraison et factures.
Respect strict des règles fiscales, contractuelles et de conformité comptable.
Transmission des factures aux clients dans les délais prescrits.
Archivage numérique et physique des documents de facturation.
Mise à jour des tableaux de suivi de facturation et encaissements.
3. Suivi des paiements – Interface Recouvrement
Suivi des échéances clients et transmission des informations au service recouvrement/comptabilité.
Coordination sur les dossiers à relancer en cas de retard de paiement.
Préparation des états clients : balances âgées, rapprochements factures/paiements.
Support administratif aux opérations de recouvrement.
4. Reporting & contrôle
Production de reportings périodiques : ventes facturées, reste à facturer, factures échues, règlements reçus.
Détection des anomalies de facturation.
Proposition d’amélioration des procédures internes ADV / facturation.
Formation : Bac+2 à Bac+3 en gestion, commerce, administration ou comptabilité.
Expérience : Minimum 2 à 3 ans d’expérience sur un poste ADV, facturation ou assistanat commercial.
Langues : Français requis – autres langues appréciées.
Connaissances spécifiques : Base solide en fiscalité locale et processus de facturation.
Techniques:
- Maîtrise des outils bureautiques (Excel avancé) et logiciels de gestion commerciale / ERP.
- Bonne connaissance des règles de facturation et bases de comptabilité clients.
- Capacité de traitement volumique des factures.
- Organisation administrative et rigueur documentaire.
Relationnelles:
Excellent sens de la communication écrite et orale.
Capacité de coordination multi-services.
Diplomatie dans les relations clients.
Sens du service et de la confidentialité.
Comportementales:
Rigueur et souci du détail.
Autonomie et bonne gestion des priorités.
Proactivité et sens de l’initiative.
Capacité à travailler sous pression.
