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Assistant Administratif et Logistique Madagascar - Antananarivo 

28/05/2021 |  FONDATION MERIEUX |  Contrat CDD |  Date limite de candidature : 15 Juin 2021 |  Antananarivo 
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activité de l'entreprise

ONG DANS LA SANTE PUBLIQUE

Missions


L’assistant Administratif et Logistique assure et exécute les tâches suivantes, en appui au Gestionnaire Administratif et financier :

• S’occuper de la logistique de la Fondation Mérieux : organisation des missions, formations, évènements, organisation des déplacements des collaborateurs (billets d’avions, hôtels, avances de fonds, etc.)
• Se charger des tâches administratives : dédouanement, demande de visas, demande d’autorisation d’emploi bénévoles étrangers, …
• Assurer les achats en accord avec la procédure de la Fondation Mérieux, et gérer les relations fournisseurs
• Être garant du bon respect des Procédures d’appels d’offres pour les contrats d’équipements et de travaux et suivant les procédures de marchés
• Veiller au Bon fonctionnement du parc de véhicule (entretien, maintenance et assurance)
• S’assurer du suivi des Contrats liés à la bonne gestion du bureau (location, service de ménage, internet, …) et des projets
• S’occuper de l’accueil des visiteurs, fournisseurs et les diriger vers les personnes appropriées
• S’occuper de la correspondance : Répondre aux appels téléphoniques, prendre des messages, Triage, distribution, enregistrement du courrier
• Tenir l’agenda et organiser les réunions dans les locaux de la Fondation Mérieux, prendre les rendez-vous des collaborateurs et leur envoyer des rappels
• Gérer des fournitures de bureau : Vérification de l'état des stocks, évaluation des besoins en approvisionnement et définition des commandes à passer,
• Mettre en place un système d’archivage : classement efficace, archivage et stockage
• Appuyer l’équipe dans la réception et expédition des colis : conditionnement et livraison pour les projets et le bureau
• Faire un suivi des matériels et équipement de la Fondation Mérieux : fiche de suivi, des achats, du rangement, de l’étiquetage et inventaire

2. Missions spécifiques :
• Gestion de la photothèque de la Fondation Mérieux : classifier les photos par projet, les ranger et facilité l’accès,
• Dynamisation du plan de Communication de la Fondation Mérieux Madagascar, en lien avec le siège
• Partage au siège, en temps réels, les photos des évènements organisés par la Fondation Madagascar,
• Participation à la rédaction et la conception des supports de communications de la Fondation Mérieux Madagascar

Profil


• Diplôme universitaire de bacc + 3 soit en communication soit en gestion soit en Logistique soit en administration de l’entreprise
• Minimum d’expérience dans un poste similaire
• Capacité rédactionnelle *
• Le graphisme est un atout
• Minimum d’expérience dans la gestion des achats et commandes
• Bien organisé et dynamique
• Capacité relationnelle avec tout type de collaborateur,
• Langues : Malagasy, Français, Anglais
• Informatique : microsoft office/ publisher, photoshop et illustrator sont des atouts

QUALIFICATIONS :

o Avoir un Engagement personnel, une capacité d’adaptation et une bonne motivation,
o Avoir une forte capacité à travailler seul et harmonieusement, avec un groupe et dans un environnement multiculturel;
o Avoir de Bonnes capacités d’expression orale et écrite, de communication et de négociation ;
o Être efficace et rigoureux
o Avoir des initiatives, un sens de la responsabilité, et un intérêt pour les projets humanitaires.
o Savoir gérer les priorités,
o Avoir une bonne Capacité d’organisation et de réalisation des synthèses
o Avoir une bonne capacité de gestion de stress

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